Chiar si cei mai putin pasionati de tehnologie au auzit probabil de aplicatiile online (gazduite in cloud) . Antreprenorii din Romania pot beneficia acum de o astfel de solutie pentru a-si organiza gestiunea si procesul de facturare. Este vorba de produsele furnizate de Smart Bill , care ne-au starnit curiozitatea afland ca au aproape 35.000 de clienti si ca recent au primit o investitie de 1 milion de euro.
Explicat pe intelesul tuturor, accesul la aceste module nu presupune instalarea locala a unei aplicatii si nici stocarea bazei de date local, pe un computer sau un server. Dimpotriva, ca sa le accesezi ai nevoie doar de o conexiune la Internet si astfel ai acces la aplicatie oricand, de oriunde.
Acesta este un lucru foarte pozitiv pentru companiile care au mai multi utilizatori implicati in procesele de facturare sau gestiune a stocurilor, deoarece toti acestia pot opera simultan, din orice locatie, precum si atunci cand din diverse motive esti pe teren si ai nevoie de date din gestiune (situatia unui client, stocul disponibil pe un anumit produs , etc)si apoi pentru motivul ca nu mai apare situatia destul de dificila cand se defecteaza un echipament tehnic sau intervine un virus care va face ravagii in baza de date. De asemenea nu se mai pune problema salvarilor bazei de date fiindca backupul este automat, in cloud.
Accesul la astfel de aplicatii este o idee simpla si moderna dar cu impact major asupra modului de lucru cu care ai fost obisnuit.
Sa aruncam mai departe o privire de ansamblu asupra programului de gestiune si facturare Smart Bill Cloud.
Primul lucru care te intampina este crearea contului de utilizator – bazat pe CUI-ul firmei. CUI-ul ar fi bine sa fie cel real fiindca de indata ce este completat in caseta de mai jos, datele firmei tale sunt preluate automat din informatiile disponibile public, astfel ca nu ma este necesar sa completezi nimic.
Pe langa datele de identificare ale firmei remarcam si completarea a doua elemente care tin de specificul fiscal :
- calitatea de platitor de tva sau nu;
- calitatea de platitor de tva la incasare sau nu.
Dupa aceasta etapa se deschide fereastra de administrare a aplicatiei unde se pot face mult mai multe configurari. Ne este insa o etapa obligatorie, ele se pot face oricand ulterior.
Una dintre cele mai suparatoare trasaturi ale unei aplicatii este necesitatea de a deschide mai multe ferestre pentru a finaliza o actiune. Sub acest aspect vom verifica care este experienta cu Smart Bill.
Sa presupunem ca din aceasta etapa in care am configurat doar cele de mai sus, dorim sa facem o nota de receptie pe un produs . Nu avem definiti furnizori, produse, gestiuni si nici alte date.
Accesam optiunea Achizitii –Receptie de la furnizor (NIR) :
La accesarea optiunii se deschide automat un pop-up care solicita definirea seriilor pentru receptii:
O data definita se deschide fereastra NIR-ului unde se introduc datele de mai jos astfel:
1.Numele furnizorului sau CIF-ul – daca CIF-ul este valid, se va precompleta cu datele automate ale firmei partenere pe care le poti verifica si valida intr-un alt pop-up.
2.Se completeaza numarul si data emiterii documentului
3.Se introduce produsul care urmeaza sa fie receptionat, tipul (produs sau serviciu), unitatea de masura si pretul de achizitie. Se poate bifa TVA inclus sau nu.
4.Se pot trece mentiuni suplimentare, comisia de receptie, delegatul si auto insa nu sunt obligatorii.
5.La accesarea butonului Salvare suntem intrebati daca dorim salvarea produsului in nomenclatorul de produse.
In urma confirmarii nota este gata inregistrata si se poate lista, iar produsul incarcat pe stoc.
Concluzia este ca am reusit obiectivul pe care ni l-am propus, introducerea unei note de receptie intr-o singura fereastra. Totodata, datorita acestui fapt timpul de operare se reduce considerabil.
Sentimentul general al lucrului cu aplicatia este : simplitate si flexibilitate.
Vom analiza intr-o serie de articole ulterioare celelalte functionalitati ale aplicatiei precum si alte aspecte care o individualizeaza.
Puteti incerca gratuit Smart Bill Gestiune Cloud creandu-va un cont Aici.
